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学生事务

关于2017级学生档案材料立卷归档工作的通知

发布日期:2017-10-26

各学院:
    根据《湖北科技职业学院学生档案管理办法》,为保证2017级学生档案材料的立卷归档工作顺利进行,现将有关事项通知如下:
    一、新生档案材料立卷归档范围
    1、中学(中职)学籍材料;
    2、高考体检表;
    3、高考报名登记表;
    4、中学(中职)阶段团组织材料;
    5、新生入学体检表;
    6、湖北科技职业学院学生登记表;
    7、其它原中学或招生等部门转来的归档材料。
    二、新生档案材料的采集方法
    1、第1——4项和第7项材料从学生入学自带档案中采集。
    2、第5项材料由后勤服务集团提供给各学院采集。
    3、第6项材料由各学院根据学工处印发的表格组织学生填写后采集。
    4、各学院以班级为单位,将上述材料逐一审核登记和采集完毕后,装入由学工处统一印发的学生档案袋内(每生一袋);填好档案袋封面;按专业班级填写《湖北科技职业学院新生档案材料收集表》(表样附后)。
    5、各学院将档案袋按年级、专业排列整理后归档,同时提交所对应的《材料收集表》(纸质档和电子档两种)。
    三、有关问题的处理
    1、新生档案中如缺以上第1——4项材料中的某一项,各学院学工办要及时告知学生在毕业前补齐,并明确告知其日后若因以上四项档案不齐全所引发的问题由学生自负责任。此类档案各学院学工办在报送的《材料收集表》相应栏须注明并在备注栏要求学生签名,确认其档案材料不齐全。
    2、收集学生上交的档案未密封者,各学院学工办须交给学生本人,由其自行回生源地招生办或所毕业中学密封后,学院学工办再予以接收立卷归档。
    3、对于有专业按学号打乱分班者,请以专业为单位,按学号从小到大的相应顺序排列。
    四、有关要求
    1、各学院须对归档材料的内容认真进行审查,要求准确、清楚、完整。
    2、凡应由个人填写的归档材料,须由本人如实填写;署名时须署本人身份证姓名且须与入学录取名册中的姓名完全一致。
    3、归档材料的内容须认真书写,字迹要清楚、工整,使用碳素墨水或蓝黑墨水书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红笔和纯蓝色墨水以及复写纸书写。
    4、凡注明加盖公章处需印章齐全,移交时须有经办人签字,并办理移交手续。
    5、凡属新生入学前已入档材料,任何人不得擅自剔除。
    6、在档案材料收集过程中出现问题请各学院与学工处及时沟通处理。
    7、2017级新生档案材料立卷归档工作在12月1日前完成。
    

 

                                                                                                学工部(处)
                                                                                             2017年10月26日