科技职院学工字〔2016〕3号
各单位部门：
为规范毕业生档案工作，提高服务质量和管理水平，充分发挥毕业生档案在就业、参军、升学等方面的社会功能，现就做好毕业生档案整理工作的有关事项通知如下：
一、毕业生档案归档材料
1.学生档案袋内的高中相关材料（中学学籍材料、入学体检表、中学或中职阶段团组织材料、综合素质评价报告单、体质健康标准成绩评定表、普通高中毕业生登记表、高考报名登记表、其它原中学或招生等部门转来的归档材料）；
2.湖北科技职业学院学生登记表1份、学年鉴定表3份、毕业生登记表（各学院）；
3.学生成绩单（需职院教务处盖章）；
4.毕业体检表（后勤服务集团）；
5.学生奖惩材料（各学院）；
6.党员材料（各学院）；
7.报到证（招毕办）。
二、毕业生档案实施步骤
1.资料收集整理：各学院根据自身情况按要求于6月15日前完成学生档案收集整理工作，放入学生档案袋；
2.档案移交： 各学院于7月1日前交至学工部（处）；
3.档案投递：学工部（处）于7月初按相关档案投递办法统一寄出。
三、有关要求
1.凡应由个人填写的归档材料，须由本人如实填写；署名时须署本人身份证姓名且与入学录取名册中的姓名完全一致；手写归档材料须书写认真，字迹清楚、工整，使用碳素墨水或蓝黑墨水书写。
2.各学院须对归档材料的内容认真进行审查，要求完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，有形成材料的日期。档案装袋时按专业、班级、学号顺序（从小号到大号）排列。
3.归档材料必须手续完备，凡归档资料需由组织审查盖章的，必须按规定进行盖章。
4.在档案材料收集过程中出现问题请各学院与学工部（处）及时沟通处理。
学工部（处）
2016年6月6日
