各学院、有关单位：
为规范毕业生档案工作，提高服务质量和管理水平，充分发挥毕业生档案在就业、参军、升学等方面的社会功能，现就做好2021届毕业生档案整理工作的有关事项通知如下：
一、归档材料
1.学生档案袋内的高中相关材料（高中学籍材料、入学体检表、高中或中职阶段团组织材料、综合素质评价报告单、体质健康标准成绩评定表、普通高中毕业生登记表、高考报名登记表、其它原高中或招生等部门转来的归档材料）；
2.湖北科技职业学院学生登记表1份、学年鉴定表3份（分学年）、毕业生登记表1份。（负责单位：各学院）；
3.学生成绩单（负责单位：职院教务处）；
4.毕业体检表（负责单位：后勤服务集团）；
5.学生奖惩材料（负责单位：各学院）；
6.党员材料（负责单位：组织部、各学院）；
7.报到证（负责单位：招生就业处）。
二、整理交寄
各学院请于7月5日前完成学生档案收集整理工作，所有资料按要求放入学生档案袋，使用专用封条密封并盖学生档案专用章。档案要按指定顺序排列，学工部（处）对档案整理情况进行检查，并安排档案专递公司上门收寄，各学院要做好交接工作。
三、有关要求
1.凡应由个人填写的归档材料，须由本人如实填写；署名时须署本人身份证姓名且与入学录取名册中的姓名完全一致；手写归档材料须书写认真，字迹清楚、工整，使用碳素墨水或蓝黑墨水书写。
2.各学院须对归档材料的内容认真进行审查，要求完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，有形成材料的日期。档案装袋时按专业、班级、学号顺序（从小号到大号）排列。
3.归档材料必须手续完备，凡归档资料需由组织审查盖章的，必须按规定进行盖章，档案密封前需由学工部（处）进行检查，合格后方可密封。
4.在档案材料收集过程中出现问题请及时与学工部（处）沟通处理。
学工部（处）
2021年6月22日
